Втрата нотаріального документа: як отримати дублікат і відновити права

Втрата, викрадення або безповоротне псування важливого документа, посвідченого нотаріусом (наприклад, договору купівлі-продажу, заповіту чи довіреності), може здатися катастрофою. Проте законодавство України передбачає чіткий механізм вирішення цієї проблеми — отримання дубліката.

Головне, що потрібно знати: дублікат нотаріального документа має точно таку ж юридичну силу, як і втрачений оригінал. Після видачі дубліката оригінал автоматично втрачає свою чинність.

Хто має право отримати дублікат?

Згідно зі статтею 53 Закону України «Про нотаріат», звернутися за дублікатом можуть не всі бажаючі, а лише чітко визначене коло осіб:

• Особи, щодо яких або за дорученням яких вчинялася нотаріальна дія (самі учасники правочину).
• Правонаступники цих осіб (наприклад, юридичні особи, що утворилися внаслідок реорганізації).
• Спадкоємці осіб, щодо яких вчинялася дія (після смерті оригінального власника документа). У цьому випадку нотаріусу необхідно надати свідоцтво про смерть та документи, що підтверджують родинні зв’язки або право на спадкування.
• Виконавці заповіту.
• Іпотекодержателі (для дублікатів іпотечних договорів).

Важливий виняток: закон забороняє видачу дубліката секретного заповіту.

Куди звертатися за дублікатом?

Дублікат видається за місцем зберігання архівного примірника документа. Тут є два варіанти:

1. До того ж самого нотаріуса (державного чи приватного), який посвідчував оригінал, якщо він продовжує свою діяльність і зберігає архів.
2. До державного нотаріального архіву, якщо приватний нотаріус припинив діяльність або державна нотаріальна контора була ліквідована, а їхні архіви передані на державне зберігання.

У сільських населених пунктах дублікати документів, посвідчених посадовими особами місцевого самоврядування, видають відповідні уповноважені особи цих органів.

Які документи необхідні для отримання дубліката?

Для фізичної особи процес починається з подання письмової заяви нотаріусу. До заяви додаються:

• Паспорт громадянина України (або інший документ, що посвідчує особу згідно із законом).
• Довідка про присвоєння реєстраційного номера облікової картки платника податків (ІПН).
• Якщо звертається представник — нотаріально посвідчена довіреність із чітко прописаним повноваженням на отримання дублікатів документів в органах нотаріату.

Якщо звертаються спадкоємці, додатково надаються свідоцтво про смерть спадкодавця та докази родинних відносин.

Процедура та вартість

Дублікат викладається на спеціальному нотаріальному бланку і містить повний текст втраченого документа. На ньому обов’язково робиться відмітка про те, що він має силу оригіналу.

Вартість послуги залежить від типу нотаріуса:

• У державних нотаріусів: сплачується державне мито (0,03 неоподатковуваного мінімуму доходів громадян) плюс плата за додаткові послуги правового та технічного характеру згідно з тарифами Мінюсту.
• У приватних нотаріусів: плата визначається за домовленістю сторін (ст. 31 Закону України «Про нотаріат»).

FAQ: Часті запитання

Питання: Якщо я знайду оригінал після отримання дубліката, чи можу я ним користуватися?
Відповідь: Ні. Після видачі дубліката оригінал документа втрачає свою юридичну силу і не може бути використаний для вчинення будь-яких дій.

Питання: Чи можна отримати дублікат заповіту за життя заповідача?
Відповідь: Так, але це може зробити тільки сам заповідач особисто.

Питання: Чи обов’язково звертатися особисто, чи можна відправити когось?
Відповідь: Можна доручити цю справу представнику, але його повноваження мають бути підтверджені нотаріально посвідченою довіреністю, де чітко вказано право на отримання дублікатів.